REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

PROGRAMA MUNICIPALIZADO: MISIÓN SUCRE

PROGRAMA FORMACIÓN DE GRADO: COMUNICACIÓN SOCIAL

U/c. GESTIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

3er TRAYECTO – 8vo TRAMO

FECHA   16/11/2015

TALLER: TEMA. 1 Aspectos conceptuales de la gerencia de eventos especiales.

             

            1.1. Definición de eventos.

1.1.2. Definición de gerencia de eventos especiales: conceptos básicos aplicados a los eventos: planificación, organización, programación, ejecución, evaluación control.

• La organización como concepto corporativo
• Tipos de eventos
• Características
• Beneficios de los eventos especiales
• Importancia de la planificación en los eventos
• Etapas de un evento: Pre – E – y Post evento

       La gerencia de eventos especiales es un cargo que ocupa el director de una empresa, donde ejerce funciones como representante antes terceros. En las empresas siempre es necesaria una buena gerencia, La persona que ejerce este cargo se tiene que desempeñar también como administrador, supervisor, aparte de mantener la unión de todos los que trabajan en ella, entre otros aspectos. Por ello éste término es difícil de definir.

       La definición de un evento implica, como objetivo primordial establecer un vínculo de comunicación entre personas de  diferentes estratos de la sociedad, tanto nacional, como extranjeros. La información y las relaciones son el alma del evento y la celebración es la unión entre empresa y el público. Pueden los eventos y protocolos planificar, coordinar y supervisar actos a fin de garantizar el cumplimiento de las normas que se establecen.

       La definición de gerencia de eventos especiales de manera global la podemos conceptuar de la siguiente manera: Se encarga de organizar, coordinar, supervisar, dirigir y ejecutar actos y eventos protocolares, coordinar, distribuir y supervisar las actividades del personal a su cargo. Elaborar programas de actos protocolares (La logística, estructura, metodología, entre otros), para cumplir con las normas establecidas en el aspecto de seguridad integral, tanto por los  gobiernos como por las autoridades civiles.

      

       Cuando el evento lo organiza una empresa o institución con fines de lucro se le llama eventos empresariales o corporativos. El mismo puede ser considerado una potente herramienta de comunicación institucional con fines específicos; los cuales constituyen un conjunto de argumentos para lograr un cierto nivel de persuasión en el público participante del mismo. Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, entre otros.

       Podemos decir que organizar un evento corporativo, es coordinar de manera precisa cada detalle para que el mismo no sea solo una reunión. La diferencia entre organizar y hacer radica en la “forma” y el “fondo” del evento, ello se refiere a que el objetivo claro y estratégico debe cumplir con un fin puntual y representar a la empresa en todas sus formas. Un evento es la carta de presentación ante la sociedad de una empresa, entre otros.

       Para realizar lo dicho anteriormente se debe conformar un comité organizador, siendo sus actores principales: La presidencia, la dirección ejecutiva, comunicación corporativa, asesoría legal, contraloría, planificación y presupuesto, área técnica, área operativa y área de planta física. Esta estructura debe definir el fin que se busca para luego establecer el tipo de evento que se efectuará, para colocar fecha, lugar, hora entre otros.

       Existen diferentes tipos  y estilos de eventos a realizarse: Promocionales, reuniones laborales, fiestas corporativas, conmemoraciones, inauguraciones, congresos, conferencias, entre otros. Las características específicas y que lo diferencian a uno de otro, pero donde hay conceptos generales a tener en cuenta a la hora de realizar cualquier tipo de evento, siendo por ejemplo; el contar con asesoramiento de los asesores de la organización ya que la idea es conseguir los mejores resultados del evento a corto o largo plazo.

       Beneficios de los eventos especiales: Son instrumentos de comunicación, muy eficaces tanto a nivel interno como externo, fomentan las relaciones interpersonales, mejoran la motivación y relación laboral, premian logros y reconocen éxitos y entre otras cosas potencian los negocios y las ventas. Organizar un evento rentable y eficaz no es tarea fácil hay factores muy diversos.

       Importancia de la planificación en los eventos: Es la primera función administrativa porque sirve de base para las otras funciones. Esta función especifica por adelantado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando  y en que orden se hará.

       Pre evento: En esta etapa se determinan los objetivos y define el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo. Se nombra al comité organizador, es variable de acuerdo a la magnitud del evento a realizar, el coordinador general y a las distintas comisiones de trabajo, determinar el número y tipo de invitados, fecha, lugar (si hay capacidad, iluminación, equipos, entre otros), se estiman recursos, presupuestos y demás requerimientos.

       Evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede. Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir: armado, acreditación de los asistentes, agenda de actividades del evento y desarme.

       Post evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos. El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada, además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades. Memoria y cuentas es un documento que especifica todas las actividades realizadas por el comité organizador, es el informe general del evento en el post evento. Así se crea la credibilidad y responsabilidad de los organizadores, en conclusión.

      

.